タックスプランニング:中小企業のための記録管理

2022年7月15日

企業の経営者は、ビジネスにおいて、きちんとした記録を残す必要があります。このことは従業員が数百人であろうと、数人であろうと、すべてのビジネスに当てはまります。良い記録を残すことは、ビジネスを成功させるための重要な要素です。ここでは、経営者が優れた記録管理の裏表を理解するのに役立つ情報をご紹介します。

なぜ、経営者は記録を残すべきなのか? 経営者は、ビジネスの進捗をモニターするために、有効に活用できる記録を必要とします。記録は、ビジネスが改善されているか、どの商品が売れているか、どのような変更を加える必要があるかを示すことができます。下記の通り、良い記録をとることにより、ビジネスの成功の可能性を高め、助けになります。

  • ビジネスの進捗状況を確認する

  • 財務諸表の作成

  • 収入源を特定する

  • 経費を把握する

  • 税務申告書の作成、および税務申告書に記載される項目のサポート

経営者はどのような記録を残すべきでしょうか?

経営者は、収入と支出が明確になるような、その事業に適した記録管理システムを選択すべきかと思います。最近の経理システムは、価格も低くなってきたこともあり、経理には零細企業でもQuickBooksなどの経理用ソフトウェアを使用することが一般的です。選択した経理ソフトウェアやその他のソフトウェアは、上記の同じ基本的な記録管理の原則を満たす必要があります。ハードコピーの帳簿やレコードに適用されるすべての要件は、電子記録にも適用されます。電子システムはIRSがアクセスできる完全かつ正確なデータの記録を提供する必要があります。ビジネスが紙のジャーナルや元帳を保持するか、電子ジャーナルや元帳をどのように保持するかは、ビジネスの種類によって異なります。

裏付けとなるビジネス書類

購入、販売、給与支払い、その他のビジネス上の取引では、補助的な書類が作成されます。補助的な書類には、売上伝票、支払済み請求書、請求書、領収書、預金明細書、支払済の小切手などがあります。これらの文書は、経営者が帳簿に記録するための必要な情報が含まれています。帳簿や納税申告書の入力をサポートするため、これらの文書を保持することが重要です。経営者は、整然とした方法で、安全な場所にそれらを管理する必要があります。例えば、年や収入または支出の種類ごとに整理します。

総収入は、あなたがビジネスから受け取る収入です。経営者は、総収入の金額と出所を示す補足書類を保管する必要があります。総収入を示す書類には、以下のようなものがあります。

  • 領収書

  • キャッシュレジスターのテープロールなどの記録

  • 預金情報 (現金及びクレジット売上)

  • 現金出納帳

  • Form 1099-MISC


購入品とは、ビジネスで購入し、顧客に再販する品目を指します。経営者が製造業者または生産者である場合、完成品を製造するために購入したすべての原材料または部品のコストを含みます。裏付けとなる書類には、仕入れのために支払った金額と、その費用が何のためのものかを示す説明書きが必要となります。購入を記録する書類には、以下のものが含まれます。

  • 使用済小切手、または受取人、金額、支払証明、電子送金証明などのその他の文書

  • キャッシュレジスターのテープロールなどの記録

  • クレジットカードの領収書及び明細書

  • 請求書


経費とは、ビジネスを遂行するために発生した費用(仕入れを除く)です。補足の書類には、支払った金額と、その金額がビジネス経費であることを示す説明が必要です。経費を証明する書類には、以下のようなものがあります。

  • 請求書

  • 使用済小切手、または受取人、金額、支払証明、電子送金証明などが記載されているその他の文書

  • キャッシュレジスターのテープロールなどの記録

  • 勘定書などの明細

  • クレジットカードの領収書および明細書

  • 少額の現金支払いのための小口現金伝票

資産とは、ビジネスで使用する機械や家具などを指します。事業主は、事業用資産に関する一定の情報を確認するために、記録を残しておかなければなりません。また、年間の減価償却費の計算や、資産売却時の損益計算にも記録が必要です。資産に関する書類には、以下の情報が記載されている必要があります。

  • いつ、どのように資産を取得したのか

  • 購入価格

  • 購入した資産の耐用年数や性能を改善するためにかかった費用

  • 推定耐用年数

  • 減価償却費の控除

  • 減損、または火災や暴風雨による損失など、災害による損失に対する控除額

  • その資産をどのように使用したか

  • いつ、どのようにその資産を処分したか

  • 売却価格

  • 売却に要した費用

売買の請求書、不動産の売買契約書、使用済小切手など、受取人、金額、支払証明、電子送金証明などの確認できる書類に、情報が記載されている場合があります。 事業において、旅費、交際費、贈答費、交通費を控除する場合、特定の要素を立証することが必要です。雇用税に関する記録は、必ず保管しておかなければならないものがあります。雇用に関する全ての記録は、少なくとも4年間は保管してください。

どの期間ビジネスの記録を保管する必要があるか

企業がビジネス文書を保存すべき期間は、文書を記録する行為、費用、またはイベントによって異なります。一般的に、企業は、確定申告書に記載された所得、控除、または控除の項目を裏付ける記録を、その確定申告書の制限期間が終了するまで保管しなければなりません。

時効とは、控除や還付を申請するために確定申告書を訂正できる期間、またはIRSが追徴課税を行うことができる期間のことです。以下の情報は、所得税申告に適用される制限期間を反映しています。提出した確定申告書のコピーは保管しておいてください。将来の確定申告の準備や、修正申告をする場合の計算に役立ちます。

所得税の確定申告に適用される制限期間について

  • 申告書提出日から4年間、記録を保管する

  • 価値がなくなった株による損失や貸倒れ控除を申請した場合は、7年間記録を保管する。

  • ビジネスが報告すべき所得を報告せず、それが申告書に記載された総所得の25%以上である場合、記録を6年間保管する。

  • ビジネスが申告書を提出しない場合、記録を無期限に保管する。

  • ビジネスが不正な申告をした場合、記録を無期限に保管する。

  • 雇用税の記録は、納税義務が生じた日または支払った日のどちらか遅い方から少なくとも4年間保管する。

  • その他、必要な書類においては、AICPAより、無制限に記録を保管しておくよう、勧められています。

立証責任とは?

納税申告書に記載された項目、控除、明細を証明する責任は、立証責任と呼ばれています。経営者は、経費を控除するために、経費の一定の要素を立証することができなければなりません。一般的に、納税者は経費の情報と領収書を持つことで立証責任を果たします。経営者は、経費を立証するのに十分な記録を残しておくか、その記述を裏付ける十分な証拠を持っている必要があります。ビジネスでは一般的に、領収書、使用済小切手、請求書など、経費を裏付ける証拠書類を用意する必要があります。旅費、交際費、贈答品、車代などについては、追加の証拠が必要です。

雇用税の記録はいつまで保管する必要がありますか?

雇用税に関する記録は、その年の第4四半期の申告後、少なくても4年間は保管してください。これらの記録はIRSのレビューの為に必要になるかもしれません。以下の記録が必要です。

  • 雇用者のID番号

  • すべての給与、年金、年金の支払額と支払い日

  • 現物支給された賃金の市場価値

  • 従業員の氏名、住所、社会保障番号、職種

  • Form W-2の控え

  • 雇用の日付

  • 従業員が病気や怪我で休んでいる間に支払われた期間に支払われた金額と週の給与

  • 従業員の所得源泉徴収票(Form W-4等)

  • 給与税を支払った日付と金額

  • 提出した申告書の控え

  • 配分されたチップの記録

  • 提供した福利厚生の記録(立証を含む)

IRSのサイトでも、ビジネス記録を保持する必要性を説明していますので、下記のリンクを参照にしてください。

https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/recordkeeping#:~:text=You%20must%20keep%20your%20records,to%20record%20in%20your%20books.

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