出張旅費をシンプルに精算する方法

2022年1月21日


企業にとって出張旅費精算は煩雑な為、頭痛の種となっています。パンデミックによって出張が減少し、また会議のオンライン化で、従来のビジネススタイルとは大きく変化していますが、パンデミックが収まり、出張が増加していく時に備え、出張旅費の精算をシンプルに行う方法を説明いたします。


出張旅費精算には実際にかかった旅費の精算だけでなく、出張の行き先によって異なる旅費の予算化、従業員が保管している記録から旅費の実費を追跡、費用が直接支払われたのか、もしくは事前に従業員に払い戻されていたのか、費用(出張中の宿泊と往復の移動)が全額控除されるのか、(旅行中の従業員の食事)は50%のみ控除なのか等、多くの事柄が含まれます。

幸いなことに、私たちは出張旅費の使用に厳しく制限を設け、従業員に倹約を奨励し、税金の複雑さを最小限に抑える代替案を提供することができるでしょう。簡単に説明しますと、従業員が会社の業務で外出する際の食事、その他の費用、宿泊費について、一律の旅費手当や日当を支払うというものです。

もし食事や宿泊代が日当よりも高い場合は、従業員は差額分を自己負担で支払わなくてはなりませんが、日当よりも低い場合は従業員は差額分をポケットに入れることができます。また企業が従業員に支払う日当が、連邦政府が同じ目的地に出張する連邦政府の従業員に支払う日当を越えなければ、経費と同時に記録の管理も削減できます。全ての従業員は、支払われた日当を従業員の給与税や所得税から非課税となるように出張の時間、場所、ビジネスの目的を書面で記録したものを提出する必要があります。領収書や旅費の小銭単位の記録は必要ありません。

通常、日当の宿泊部分は100%、食事部分は50%を控除することができます。ただし議会は2021年と2022年に一時的に支払われた、または発生したビジネスに係る飲食の費用の100%を控除することを承認しています。

日当制度を有効に活用するためには、年ごとだけではなく、地域ごとにも異なる、連邦が定めている日当の払い戻しリストが必要となります。例えば、下表にある通り、生活費の高いニューヨーク市での出張による宿泊費の払戻額は159ドルから258ドルですが、一方、地方都市では低めの金額が払い戻されるように定められています。


よりシンプルな日当の出張旅費精算プログラムがあります。米国の48州内の特定の地域に対する政府の実際の払い戻し率に関係なく、企業は「低いコスト」の出張先にはあるレートで払い戻しをし、高額な出張先にはより高いレートを使用することができます。これらのいわゆる「ハイ・ロー」レートは定期的に変更されます。


各州・自治体の日当、宿泊費、食事代は下記のサイトで確認することができます。料金は年ごとに設定され、毎年10月1日に新年度のレートが更新され適用されます。詳しくは弊所までご連絡いただければ、出張旅費などの費用を管理する方法についてアドバイスをさせていただきます。

https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates

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