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出張費の控除 - 税務調査の際の立証責任

2021年7月30日 

COVIDパンデミックからの回復に伴い、企業の出張が再開されています。多くの企業にとって出張費は重要であり、多額の出張費がかかる場合があります。一般的に、企業は出張費を通常の事業費として全額控除することが認められていますが、税務当局は企業に対し、そのような費用を立証するための適切な書類を保持するよう求めています。


IRSと中小企業との間の税務調査では、出張費の立証がよく問題になります。この問題を防ぐために、企業は旅費の記録に注意を払う必要があります。経費記録には、各旅費の期間、場所、ビジネス目的、金額などを記載する必要があります。


幸いなことに、経費記録に関する一般的なルールにはいくつかの例外があります。宿泊を伴わない、ビジネス目的が明らかな75ドル以下の経費については、雇用主が経費を支払う場合、領収書は必要ありません。宿泊を伴わない費用の例としては、航空券、レンタカー、運転したマイレージ、駐車場などがあります。しかし、宿泊費が75ドル未満であっても、宿泊費については領収書が必要です。例外として、雇用主がIRSが承認したパーディエム・レートで旅費を支払う場合は、金額を記録する必要はありません。


IRS承認の日当は、IRSが定めた一律の料金で、毎年更新されます。また、場所によっても異なります。 例えば、2021年7月のロサンゼルスへの出張に対するIRS承認のパーディエム・レートは1日あたり182ドルです。納税者が2021年7月にロサンゼルスに出張し、雇用主が1日あたり182ドル以下のレートで旅費を精算した場合、領収書等を添付する必要はありません。


Per Diem Rates:

米国内:https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates

米国外:https://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp


しかし、例外があったとしても、企業は経費を記録し、旅費の適切な文書を維持する必要があります。