2023年10月20日
どれだけの価値をお客様に提供し、社会に生み出していくのか。どの業界、どの職階で働いていたとしても、この視点を持って働いている人と、そうでない人とでは、大きな差が生じます。しかし同時に、同じ価値の仕事を提供するのに、80時間を使う人もいれば、120時間を使う人もいます。同じ価値、クオリティの仕事を生み出した場合、基本的には時間が少ない方が良い訳ですが、それではどう改善していけば良いものか、スタッフたちと一緒に考えました。
時間効率の定義
まず、弊社では時間効率は
時間効率＝アウトプット（仕事の成果） / 所要時間
で表されると考えます。時間当たりでどれほどアウトプットが生み出されているかに対する基本的な考え方です。実際には弊社の場合はもう少し詳しく、コストファクターを所要時間に掛けて時間効率を導き出します。例えば、マネージャーレベルはスタッフレベルより経験と知識が多い分効率的にアウトプットを導き出すことが出来るため、時間当たりでおよそ２倍の売上高を上げることが求められます。ですので、
時間効率＝アウトプット（仕事の成果≒売上高） / （所要時間*各職階の時間単価）
で時間効率を表し、Realization Rateと呼んでいます。実際にはこれを手計算で行うのは困難なため、コックピットパネルと呼ばれる弊社独自のシステムを開発し、成果管理しています。
アウトプットを伸ばす
まずはアウトプットを増やすことが、時間効率を高めるための最速かつ最適な方法だと考えられます。「私はこれだけ頑張ったんです！」とインプット量をアピールした所で、それがお客様が求める価値につながっていなければ、そのお客様からは評価されませんから、売上も上がりません。お客様にとっては、請求された金額に対して、アウトプットが期待を下回っていれば、それだけ評価が下がるのは当然のことです。
それでは、どうすればアウトプットを伸ばすことが出来るのでしょうか。
1. 質は量から生まれ、考え抜くことによって磨かれる
仕事の成果を高めるには、仕事の質が高いに限ります。それではどうやって質を高めていくか。私は経験から、経験が浅いうちは「まずは量ありき」だと考えています。質を高めたいと思えば、基礎的な仕事を体に染みつくまでやる必要があります。野球を例にとると、素振りや筋トレ、バッティングなどの基礎練習無しにプロになれたという人はいません。仕事も同様で、基礎的な業務の反復練習により、最短のルートで、すっと仕事をこなすことができるようになります。ですので、どのような仕事であったとしても、まずはスタッフレベルの内から、徹底的に基礎を鍛えていくことが、将来的な質の向上につながると思っています。とは言え、ただ闇雲に基礎トレをやれば良いというものでもありません。一流の人は、ただ基礎練習をするだけでなく、成功なら成功、失敗なら失敗の原因を「考え抜き、次に生かす」習慣を持っています。理由なく失敗することはありません。なぜ失敗したのか、自分の力だけで分からないのであれば、先輩や同僚に相談することです。失敗の原因を考え抜くことで、失敗を知識と経験に変え、それを積み重ねて行きます。例えそれがどんなに単純な作業に見えようが、基礎的な仕事を軽んじることなく、考え方の土台を十分に作った上で、手段・方向性を考え抜きながら更に努力を重ねていく。これが、一流の社会人を作りあげていくのです。
2. システム化を図る
属人的な対応だけでなく、組織としてアウトプットを伸ばすには、システム化を考える必要があります。その具体的な方策として、弊社では、税務システム、予算管理システム、コックピットパネルなどのITシステムを活用しています。開発費用は掛かりますが、従来エクセルで何度も演算を重ねていた労力と人為的エラーの削減が可能になり、ユーザーが見やすく分かりやすいアウトプットを出すことが可能になります。
時間の効率化を図る
次に時間を削減するには、どのようなアプローチがあるのかを考えてみましょう。
1. 計画を立てる（仮説・検証・実行・調整）
普段の仕事でも、難しい仕事でも、ただ漠然と仕事をしたり、リサーチをするのだけでは時間の効率化に結びつきません。仮説を立て、それが正しいかどうかを検証し、実際に取組んでみて課題点を調整していく、その計画性が重要です。これにより、大きな寄り道を減らすことが出来るようになります。
2. 目標・ベンチマークを持つ
上記の計画を立てる際、自分自身の目標を設定しておくべきでしょう。100時間の予算を与えられた時、それは先輩の知識や経験から見て、可能だと判断した予算です。それをただ鵜呑みにするのではなく、それよりも少ない時間で作業を完成させることが出来ないか、同じ時間でも、より良い成果が出せないかを考えて目標を立てるべきでしょう。同時に、仕事が完了した後にも、例えば去年の仕事や類似の仕事を指標に、今の自分は去年の自分と比べてどれほど成長したか、同僚と比べて自分はどの立ち位置にいるのかなどをしっかりと認識し、切磋琢磨していく意識を持つことも必要です。ちなみに、弊社はここもコックピットパネルを使い、数値目標を視覚化して管理と会議を行います。
3. 仕事をする順番を考える
上記二つはプロジェクトベースの視点でしたが、時間をどう使うかという視点で見てみましょう。例えば弊社は、一人で幾つかの顧客を持ち、会計の仕事と税務の仕事を同時進行でやることがあります。そのような場合、例えば前半に会計の仕事を集中させ、後半に税務の仕事を集中させることで、似たような仕事の反復になり、効率的に進めることができます。こうして、アウトプットを増やすと同時にインプットの効率化が出来れば、時間価値を益々高めていくことが出来ます。
以上が、弊社が考える時間価値を高めるための考え方と手法です。今回は少し技術的な題目でもあったので、各スタッフが難しい例を挙げたり、素晴らしい意見を発表していく中、スタッフの一人が面白いことを言っていました。「食洗器を買ったことで皿を洗う時間が減って効率化出来たが、余った時間はぼーっとテレビを見てしまって、結局のところ効率的に時間を使えていない」と。思いもよらない角度からの発言に、皆がドッと笑いましたが、そのようにフランクに話をすることが出来るのが、Beer Bashの良い所です。
効率化によって減った時間を他の価値を生み出すために活用し、時間価値を高めていく、そのような意識を持って日々過ごしていきたいものですね。
